5 טיפים יעילים לישיבות צוות

אם אתם מנהלים בתחילת הדרך, והצוות שלכם קטן, סביר להניח כי קל יחסית להתנהל בכל הנוגע לריכוז צוות.

למעשה, כאשר הצוות מונה שניים או שלושה אנשים בלבד, בדרך כלל מיותר לקבוע ישיבות צוותיות אבל לא תמיד. אם חשוב לכם שהצוות יהיה מלוכד ויעלה רעיונות חדשים, תוך שמירה על סטנדרטים גבוהים כדאי לשבת עם העובדים שלכם גם בצוותים קטנים.

מה שכן ככל שהצוות גדל, נהיה קשה הרבה יותר להבטיח שכל מחלקות הארגון השונות, כמו: שיווק כספים מו”פ שירות לקוחות ועוד יהיו מתואמים ביניהם, והעובדים יתנהלו כראוי ללא ישיבות צוות בתדירות הנכונה.

בחברה אשר  הצוות בה גדל משני אנשים לעשרה, ירכזו את רוב האנרגיה והמאמצים בשכלול ודיוק תדירות ומבנה ישיבות הצוות עד שימצא המבנה המתאים לאותה המחלקה.

מבנה תלוי מנהל/ת ואוםי המחלקה. יש מכנב משותף אחד והוא שכולם יהיו מעודכנים, מתואמים מבחינת מטרות ויותר מכל, כדי שהפגישות יהיו יצרניות ויעילות.

1.גיבוש לוח זמנים: גישת “מעט זה הרבה”

כשהצוות קטן, באופן טבעי כולם יודעים על כל מה שקורה. לפיכך, הפגישות יכולות להתקיים אד הוק, כלומר, לצורך ספציפי. אבל, ככל שהצוות גדל, טוב ורצוי להוסיף נהלים וליצור בסיס איתן של נורמות צוותיות. כאשר אתם מחליטים על זמני מפגש צוותי קבועים, זכרו שהישיבות פוגמות ביצרנות ונסו לאמץ את גישת “מעט זה הרבה”.

כדאי בפשטות, לקבוע לוח זמנים מינימליסטי להתכנסות של בוקר יום א’, שבה הנושאים לדיון משתנים במהלך החודש (לדוגמא: מדד פיננסי – שבוע 1, נתוני שיווק – שבוע 2 וכו’). מעבר לישיבות הקטנות והפונקציונליות הללו, צוותים יכולים, ומן הסתם יקבעו, ישיבות נוספות לפי הצורך.

2.צרו מעורבות אמיתית ומלאה

באופן כללי, ישיבות הן משעממות ואף אחד לא רוצה סתם לשבת ולהקשיב, כשמדברים “מעליו”. להבדיל, הישיבות היצרניות ביותר הן אלו שמחייבות, ומושכות את כל המשתתפים לדיון. לפיכך, עליכם לשאוף תמיד ליצור מעורבות אמיתית וטבעית מצד חברי הצוות שלכם.

שיטה זו עובדת היטב, בזכות החלפת נושא הישיבה מדי שבוע, וגם תורנות הנחיית הישיבה בין חברי הצוות. לדוגמא, מנהל המוצר מנחה את הישיבה המתמקדת במוצרים, ואילו המנכ”ל, מוביל ישיבות העוסקות במדד הפיננסי.

3.זכרו שישיבות נועדו לדיונים ולא לשיתוף נתונים

אם הישיבה תכלול דיון על נתונים, קבעו נורמה צוותית על פיה כולם יעודכנו בנתונים עוד לפני הישיבה. צעד כזה חוסך זמן במהלך הישיבה עצמה, וגם מבטיח שכולם עוקבים אחר הנאמר והנעשה.

29 טיפים לישיבת צוות יצירתית ויעילה

4.חברו את הכל אל המטרות האסטרטגיות שלכם

לשם הרצף, כדאי לקשר את כל הדיונים אל המטרות האסטרגיות הרחבות יותר שלכם. במובנים רבים, המטרות הללו הן החוט המקשר בין כל ענפי החברה.

ישנן דרכים רבות לעשות זאת, אך הדרך הפשוטה ביותר היא פשוט להתחיל את ישיבות הצוות השוטפות שלכם בכך שתתלו את המטרות הללו על לוח המודעות או תעברו עליהן במהירות, בעל-פה. צעד כזה יעודד את הצוות להעמיק את הדיון בסוגיות קצרות טווח, ועדיין לראות לנגד עיניהם את התמונה המלאה.

5.תכניסו קצת כיף לעניין!

ואחרון-אחרון חביב: הוסיפו קצת הנאה והתלהבות לישיבה שלכם. עשו משהו פרוע או קבעו נורמה קבוצתית מהנה, שנותנת לאנשים הרגשה שיש למה לצפות.

אפשר לחלק פרס צוותי שבועי “פרס המצויינות של …” לחבר צוות שבאותו שבוע עושה פעולה המהווה דוגמא חיה לערכי הצוות שלכם (וכן, זה כולל פרס כספי וגביע ענק).