חזרה לרשימת מאמרים
עבודה יעילה מרחוק של עובדים
פורסם על ידי: שירן רז קטגוריה יזמות, עסקים תגובות: 0 תאריך פרסום:09/09/2020

9 טיפים לניהול עובדים מרחוק- עבודה מהבית

בימים אלה, עובדים רבים עובדים מרחוק. אם עד עכשיו לא היה לכם מערך נהלים בנוגע לעבודה מרחוק,זה הזמן לפתח אחד כזה. ישנן דרכים להפוך את חוויית העבודה מרחוק ליצרנית ומחייבת, הן עבור העובדים והן עבור הארגון.

במרבית הארגונים, תכנון התרחישים ממוקד בתגובות התפעוליות הנדרשות על מנת להבטיח רציפות עסקית. רק מעטות מן התכניות הללו מתייחסות לכישוריהם של העובדים וליכולתם להתמקד בעבודה שלפניהם,
על מחלקת משאבי האנוש לסייע למנהלים להבטיח כי העובדים יזכו לתמיכה הנדרשת בכדי להתמודד עם רכבת ההרים הרגשית הנגרמת בשל המשבר הנוכחי, ושיהיו יצרניים ומחוייבים. זאת, באמצעות תשע (9) פעולות ספציפיות.

1.עקבו אחר הופעתם של סימני מצוקה בקרב העובדים שלכם

פעלו הן באמצעות שיחות ישירות והן באמצעות תצפיות עקיפות כדי להעניק נראות לאתגרים ולדאגות העומדים בפני העובדים. נצלו כל הזדמנות להבהיר לעובדים שאתם תומכים בהם ושאכפת לכם. בכדי לאפשר שיחות קבועות בין המנהלים ובין העובדים, יש להדריך את המנהלים כיצד לפתוח באופן היעיל ביותר נושאים רגישים, העולים בשל מגפת הקורונה, לרבות מודלים חלופיים לעבודה, בטחון ואפשרויות במסגרת המשרה, השלכות על איוש ועל מתח במקום העבודה.

אולי יעניין אותך גם>>> 9 טריקים שישפרו את השימוש בזום 

2.ציידו את העובדים

ודאו כי לעובדים שלכם יש גישה לטכנולוגיה הנחוצה להצלחה. הדבר עשוי להסתכם ביותר מטלפון נייד ומחשב נישא. אם, למשל, העובדים מצופים להשתתף בישיבות וירטואליות, האם יש ברשותם מצלמות ראויות?
גם אם אין ברשותכם מערך טכנולוגי נרחב וכלים זמינים לשיתוף פעולה, אתם עדיין יכולים לצייד את העובדים כך שיתפקדו באופן יעיל גם מרחוק. יחד עם זאת, אל תצאו מנקודת ההנחה כי אנשים יודעים כיצד לעבוד עם תקשורת וירטואלית, או שהם מרגישים בנוח בסביבת עבודה זו.
הכירו בכך שהתקשורת הווירטואלית שונה ממה שאתם רגילים לו, ושהיא לא תהיה מושלמת, אך עדיין אמורה להיות מקצועית ולכבד אחרים. היו מודעים לכך שתקשורת וירטואלית עשויה להיות פחות נוחה ויעילה עבור עובדים מסויימים, והדריכו את העובדים כיצד ומתי לייעל חילופי דברים וירטואליים שאינם יעילים. לדוגמא, אם לא הצלחתם ללבן בעיה בשש הודעות דואר אלקטרוני, יש להעביר את השיח למסגרת של ישיבה וירטואלית על מנת לסגור את הקצוות.

הצטרפו בחינם! לאלפים שכבר קוראים פעם בשבוע את הניוזלטר של שירן רז

ניתן להסיר בכל עת

3.קדמו דו שיח

דו שיח בין מנהלים ובין עובדים מבטיח כי מאמצי התקשורת יועילו, ולא יזיקו למחויבות לעבודה. ישנו מחקר המצביע על כך שההבנה לגבי החלטות הארגון והשלכותיהן מצד העובדים בתקופה של שינויים, חשובה הרבה יותר להצלחת היוזמה לשינוי מאשר האם העובדים יאהבו את השינוי.
תקשורת דו כיווניות עם המנהלים ועם העמיתים מספקת לעובדים את המידע ואת זוית הראיה לה הם זקוקים, וכן מאפשרת להם לבטא ולעבד רגשות שליליים ולחוש יותר שליטה. מנהלים יכולים לייצר הזדמנויות לדו שיח, המתמקד בתמונת מצב מציאותית, המציגה את ההשלכות החיוביות והשליליות של התפרצות נגיף הקורונה.

אולי יעניין אותך גם >>> 29 טיפים לישיבת צוות יצירתית ויעילה

4.בטחו בעובדים שלכם

הדבר הטוב ביותר שביכולתכם לעשות כעת, כמנהלים, הוא לשים בצד את הפקפוק והחשדות, ולסמוך בכל מאת האחוזים על העובדים שלכם, שיעשו את הדבר הנכון. דבר כזה יקרה אם המעסיק מעניק להם מסגרת תומכת,
מנהלים עלולים לחשוש ואף לחוות תסכול לנוכח אובדן הנראות הקבועה שהיתה להם בעבר כלפי העובדים, אך אינם מגיבים בניהול קטנוני ושתלטני. התנהלות כזו רק תפגע במחויבותם של העובדים ותתיש אותם, כאשר הם כבר לחוצים ממילא. אל תתקבעו על מה שאתם תופסים כבעיות תפקוד. יהיה לכם די זמן להסתמך על שיטות ניהול ממוסדות כאשר המשבר יתפוגג.

5.חזקו את ערכי הארגון

גם לפני המשבר הנוכחי, העובדים זכו ליחס של בעלי עניין מרכזיים. בתקופת המשבר הנוכחי, תוכלו להראות לעובדים שלכם שאתם מתכוונים לדאוג להם גם בטווח הארוך,
חברות רבות פעלו בשנים האחרונות כדי לגבש מערך ערכים הממחיש עד כמה הן דואגות לעובדים שלהן, וכמה חשוב להן ליצור חיים והתנסויות טובים עבורם. דאגו לחזק ערכים אלו בקרב העובדים שלכם.
כמו כן, המשיכו להפגין את ההתנהגויות הנכונות, ועודדו את העובדים להתריע על התנהגות לא אתית. בתקופות של אי ודאות, התנהלות בלתי תקינה עולה ב-35%. הזכירו לעובדים שלכם את הערוצים לדיווח על התנהלות בלתי תקינה והדגישו את צעדי הענישה בגין אי ציות. הדבר יקדם רווחה בעבודה, אשר מצידה משפיעה במידה עצומה על תחושת הבטחון הפסיכולוגי.

אולי יעניין אותך>>> שמע קצר, איך להתמודד כשמשהו שלילי קורה בחיים

6.עשו שימוש ביעדים כדי ליצור בהירות

הגדרות תפקיד עלולות להתפורר בתקופה שבה השגרה מופרת, ולגרום לעובדים להיות לא בטוחים באשר לדברים בהם יש להתרכז. התמקדו במה על העובדים לבצע. הדגישו יעדים ולא תהליכים, בכדי ליצור מידה רבה יותר של בהירות עבור העובדים, ובכך תפיקו רמות מחויבות גבוהות יותר.
אחד ממקדמי המחויבות העיקריים מבחינתם של עובדים הוא ההבנה שהעבודה שלהם תורמת למטרות החברה,עובדים החשים בטחון לגבי חשיבות עבודתם להצלחת הארגון יחושו חרדים פחות לגבי יציבות ובטחון המשרה שלהם.

7.התמקדו ביעדים, לא בתהליכים

בהקשר של עבודה מרחוק, שבו רבים מתמרנים בין מחויבות לעבודה לבין מחויבות למשפחה, בתוך הבית שלהם, יש לאפשר לעובדים להשלים את המשימות שלהם באופנים שיהיו הקלים והיצרניים ביותר מבחינתם.
ייתכן כי ישיבת הצוות שנקבעה לשעה 9.00 בבוקר תבוטל, או שתיאלצו לוותר על תהליך אישור ממושך. קבעו פגישות עבודה בשעה המתאימה לכולם, והסתמכו על כלים וירטואליים היכן שניתן. מתן גמישות מעצימה צוותים וגורמת להם להשלים את המשימות שבפניהם, בדרכם.
כמנהלים, עליכם להפסיק להתמקד בתהליך ולוודא שהדברים מתבצעים. פשוט דברו עם חברי הצוות שלכם ואמרו להם מה אתם רוצים שיעשו.

8.הגבירו את ההכרה וההערכה

בתקופות בהן השגרה מופרת, הרצון של העובדים שיכירו בהם ויעריכו אותם על תרומתם עולה בכ-30%!!
הכרה יעילה לא רק מניעה את מי שזוכה לה, אלא גם מהווה סמן עוצמתי לעובדים אחרים באשר להתנהגויות שעליהם לאמץ ולחקות. ההערכה אינה חייבת להתבטא בכסף. יש לשקול ביטוי הערכה פומבי, אותות הערכה קטנים, הזדמנויות להתפתחות וצ’ופרים בעלות נמוכה. מנהלים בארגונים החווים האטה יכולים לנצל הזדמנות כזו לעובדים שבדרך כלל אין בידיהם סמכות, להתפתח ולהתקדם.
קודם לכן, מנהלים זיהו את העבודה ואת התרומה של עובד מסוים במסגרת המרחב המשרדי המסורתי, אך כעת הם נדרשים לבטא יותר הכרה, בפחות נראות. עובדים ומנהלים מרחוק נמצאים באינטראקציה מוגבלת ומקיימים פחות יחסי גומלין קבוצתיים, בהן עמיתים יכולים להיפגש ולשתף בסיפורים כאלה ואחרים.
לאור היעדר הנראות בסביבת עבודה מרחוק, נסו לשפר את טכניקות הניטור והיחסים באמצעות דיווח ישיר. עשו שימוש במחקרי דופק פשוטים, כדי לשאול שאלות ספציפיות, או לצורך מעקב אחר תפוקות בכדי לאסוף נתונים ולאתר תחומי הכרה. מפגש וירטואלי עם העובדים ושאלות לגבי המכשולים עליהם התגברו, או על האופנים בהם נעזרו בעמיתיהם, ניתן לזהות יסודות לביטוי הכרה והערכה, להודות ולשתף הישגים של צוותים ושל החברים בהם.

 

9.עודדו חדשנות

כאשר עסקים נאבקים על מקומם במצבים של אי ודאות גבוהה, מנהלים ועובדים, בצדק, יותר נרתעים מסיכונים.  ישנה הססנות טבעית בקרב עובדים בתקופות בהן השגרה מופרת, וחשש לנסות דבר חדש.
יחד עם זאת, דווקא בזמנים כאלה, חדשנות ונטילת סיכונים חשובות אף יותר למחויבות העובדים ולהצלחת הארגון. ההגבלות על חדשנות ועל נטילת סיכונים גורמות לניתוק והן חמורות במיוחד בקרב עובדים בעלי פוטנציאל גבוה, אשר נוטים לבטא רצון עז יותר בהזדמנויות מעין אלה.
אפילו כאשר על הארגון מוטלות הגבלות בכל הנוגע להשקעות חדשות, מנהלים יכולים לשים דגש על הצורך ולתת הזדמנות להשקעה צדדית נוספת, או לשיפור תהליכים.
תנו הזדמנויות לחלוק את ההצלחה והעניקו בטחון מפני כישלונות אפשריים,
עשו מאמץ להדגיש את הערך הטמון בהמשך התקדמותם מבחינת פעילות והבטיחו כי סיכונים שיינטלו יהיו כדאיים.

תודה על הקריאה, מוזמנים לשתף באתגרים שאתם מתמודדים איתם.

שירן

חזרה לרשימת מאמרים