10 טיפים להשגת יעילות בעבודת צוות במקום העבודה

חשיבותה של עבודת צוות

1.הציבו מטרות ברורות

על מנת שעבודת הצוות תתאפשר ותצליח, יש לחלוק מטרות ברורות ומוגדרות, לצד יעדי צוות. זאת ועוד, הצבות ברורות תעניק משמעות לעבודה שכל חבר בצוות מבצע.

תארו לעצמכם שמכשיר הניווט ייתן לכם פרטים והנחיות מאוד כלליים. במקום שהוא ינחה אתכם לפנות שמאלה עוד 500 מטרים, הוא ינחה אתכם “לפנות שמאלה עוד מעט”. הרבה פחות סביר שתגיעו ליעדכם ביעילות ובזמן. התבטאות ספציפית מול הצוות שלכם תועיל לכם מאוד.

2.צרו תנאים של שקיפות

יצירת שקיפות מול הצוות שלכם  מנגישה להם את כל המידע והמשאבים להם הם זקוקים והופכת אותם זמינים לכולם.

שקיפות מול הצוות שלכם פירושה מתן הסבר לרציונל שמאחורי מטרות הארגון והצוות. כאשר העובד יודע גם מה הוא עושה וגם למה הוא עושה זאת, יש לו הבנה מעמיקה יותר לגבי המטרה הקולקטיבית למענה הוא פועל, וכן ראיה מקיפה וטובה יותר של התמונה הכללית.

לסיכום, זכרו להיות פתוחים וכנים עם הצוות שלכם לגבי מכשולים צפויים או אתגרים שעלולים לעלות, כך שתוכלו להכין אותם בצורה הטובה ביותר.

3.זהו את הישגי העובדים

על פניו, מדובר בכותרת, או הנחיה, מובנת מאליה, אך היא ללא ספק שווה אזכור. אם תביעו את הכרתכם בכך שעבודת הצוות מתנהלת באופן יעיל רק תקרב בין חברי הצוות שלכם. יתרה מכך, הכרה זו תיתן להם יותר מוטיבציה ואנרגיות.

כמנהלים, בכוחכם לנקוט גישה יצירתית במתן הכרה לחברי הצוות שלכם, וזאת על פי סגנונות הלמידה האופייניים להם. מתוך הובלה מכוח דוגמא אישית, אתם גם פותחים ערוצים לקבלת הכרה מצד הצוות שלכם, אשר תהווה משוב למה שמוצלח וחיובי בגישה הניהולית בה אתם נוקטים.

4.נהלו מעקב חזותי אחרי עבודת והתקדמות הצוות

כבני אדם, אנחנו מפרשים מידע חזותי הרבה יותר מהר מכפי שאנחנו מפרשים מידע מילולי. קרוב לוודאי שזו הסיבה שהרמזורים מוצגים באמצעות צבע ולא באמצעות מילים.

מיפוי המשימות והפעולות שלכם באמצעות ארגז כלים ארגוני עוצמתי כגון “פלואו” (Fellow) יהפוך לתזכורת חזותית באשר להתקדמותכם ותניע את הצוות שלכם להמשיך ולהשיג יעדים ולהגיע לציוני הדרך הרצויים אל עבר המטרה הסופית המשותפת.

מבחינה חזותית, אתם והצוות שלכם תוכלו לתרום לקביעת המטרות והיעדים, סדרי העדיפויות ולמעקב אחרי המשוב והמטרות. אין סיפוק גדול יותר ממחיקת פריטים מרשימת המטלות!

5.תקשורת בערוץ קבוע

בין המייל, הסקייפ, הזום והצ’אטים המיידיים למיניהם ישנן מאות דרכי תקשורת במסגרת העבודה. אי לכך, מאתגר מאוד לעמוד בכל המשימות אם המידע נפוץ לכל עבר.

נסו לארגן את ערוצי התקשורת שלכם ולהציב ציפיות ברורות באשר לאילו ערוצים ישמשו לאילו מטרות.

למשל, ניתן להשתמש באפליקציית צ’אט כגון Slack לשיחות זריזות, וכלי לקביעת מטרות וסדר יום לישיבה כגון פלואו על מנת לכתוב נקודות לשיחה ולנהל רישום של החלטות שהתקבלו במסגרת שיחות פנים-אל-פנים ומקוונות.

הצבת ציפיות לגבי הכלים שישמשו את הצוות שלכם יאפשרו לכם לשמור על סדר וימנעו בלבול או היעדר מענה לשיחות.

6.תנו בידי הצוות את הכוח לקבל החלטות

מתן הכוח לקבל החלטות בידי הצוות שלכם מהווה מוטיבציה אדירה לעבודת צוות. כמנהלים, אתם מסתמכים לעיתים קרובות על מומחיות הצוות שלכם כדי לקבל החלטות בעצמכם. אז למה שלא תסיטו ותחלקו את הכוח שבידיכם עם הצוות שלכם? הדבר יעניק להם אוטונומיה ובטחון לקבל החלטות אשר יקרב את הצוות אף יותר אל המטרה הכוללת.

7.קדמו יעילות בישיבות הצוות

מה זה אומר לקדם יעילות בישיבות הצוות? זה אומר להעצים כל חבר הצוות לבטא בקול ובכנות את דעותיהם ואת התובנות שלהם לגבי הפרויקט הנתון, תוך קידום שילוב מוחות וגיוון מחשבתי.

אחדות מן הדרכים הנפלאות לקידום יעילות בישיבות הצוות הן שיתוף פעולה לגבי סדר היום המושלם לישיבה ולחתום את הפגישה עם דרכי פעולה ברורות.

אם אתם מנהלים את ישיבות הצוות מרחוק, על אחדות מדרכי ההתנהלות הטובות ביותר לקידום עבודת צוות נמנות ארגון פעילות קבוצתית לשבירת הקרח בתחילת שיחת הווידאו וחלוקת תפקידים שונים, כגון אחראי על הזמן וכותב הפרוטוקול.

אולי יעניין אתכם>>> 29 טיפים לישיבות צוות יצירתיות ואפקטיביות

8.יצירת תחושת מחויבות חזקה

בכדי ליצור תחושת מחויבות קבוצתית חזקה בצוות שלכם, עליכם לבלות קצת זמן ביחד בכדי לבנות מערכת יחסים. קל הרבה יותר לבנות תחושת מחויבות קבוצתית חזקה יותר, כאשר תחומי האחריות והמשימות של כל פרט בצוות מוגדרות בבירור. כאשר הצוות שלכם מבין את היקף עבודתם של העמיתים, הם יכולים לתמוך זה בזה ולשמור על הערבות ההדדית. הדבר יוביל למחויבות עמוקה יותר באופן כללי להחלטות ולפעולות הקבוצתיות.

9.עידוד תקשורת מכבדת

בכדי לטפח סביבה בה התקשורת מכבדת, לטובת עבודת צוות מוצלחת, אנשים צריכים להרגיש בנוח להביע את מחשבותיהם, דעותיהם ותובנותיהם עם שאר הקבוצה. משום כך, אחת מהמשימות שלכם כמנהיגים היא לקדם הקשבה פעילה ותקשורת מכבדת בקרב חברי הצוות שלכם.

אתם תרגישו שהתקשורת בין חברי הצוות שלכם מבוססת ואיתנה כשכל חבר צוות מרגיש שהוא מקבל תשומת לב ואפשרות להשמיע את קולו, ושהם מקשיבים על מנת לנסות להבין. מתוך כך, קרוב לוודאי שחברי הצוות שלכם ישאלו שאלות ויחשבו באמת על מה שעמית זה או אחר אומר, כדי להבין את דבריו טוב יותר וללמוד מהם.

10.טפחו יצירתיות וחדשנות בפתרון בעיות

ישנן דרכים רבות לגשת לפתרון בעיות, והן מבוססות על האופי וההשקפות של כל אדם. משום כך, חשוב לתת את הבמה לצוות שלכם על מנת לשמוע גישות שונות לפתרון בעיות. קרוב לוודאי שתלמדו מחברי צוות אחרים ולאמץ הרגלים ודרכי עבודה שיקדמו עבודת צוות יעילה.

זאת ועוד, חשוב לכפיפים הישירים שלכם הזדמנות לפתור אתגרים בעצמם (תוך חונכות, הכוונה ושאילת שאלות פתוחות), במקום לנסות לתת בידיהם את כל התשובות והמידע שהם צריכים.

אולי יעניין אתכם>>> איך להיות יצירתי? 21 דרכים לפיתוח אישיות יצירתית

יתרונות עבודת הצוות במקום העבודה

ללא טיפוח סביבה המאפשרת עבודת צוות מוצלחת, תחמיצו התפתחות מיטבית ויישום רעיונות חדשים ומקוריים. העמידה במטרות וביעדים תהיה קשה יותר אם חברי הצוות אינם מרגישים שחבריהם לצוות תומכים זה בזה בהשגת מטרות הצוות. ללא תמיכה זו מכם ומיתר חברי הצוות, היכולת לעמוד במטרות הארגון באופן יעיל תיפגע במידה ניכרת.

עלינו להתלכד כדי לדרבן, להניע ולתת השראה זה לזה.