איך לייעל את הזמן שלכם?

אני מניחה שאתגר ניצול הזמן, במהלך השעות שאתם ערים, לא פשוט. יש תקופות רגועות יותר ויש תקופות בלתי נסבלות מרב עומסים. ובכל זאת מה אפשר לעשות באופן גורף בכדי לייעל את שעות הערות שלכם.

חישבו רגע, אילו יכולתם לאמץ תכונה אחת של גיבור-על, באיזו הייתם בוחרים?

האם הייתם רוצים להתעופף כמו סופרמן, או אולי לקפוץ מעל בניינים גבוהים כמו ספיידרמן, או בכלל לקרוא מחשבות.. 

ניראה לי שאם הייתי צריכה לבחור כנראה הייתי בוחרת בכח שיאפשר לי לא להזדקק לשינה לעולם! אפילו שזה לא תכונה מדליקה של גיבורת על. מה שכן פירושו של דבר הוא שכבר לא אייחל לכך שיהיו לי עוד שעות ביממה.

מכיוון שרובנו טרם גילינו את הכוחות על שלנו – ובתקווה שזה עוד יקרה, ארשום

ארבעה טיפים לבניית לוח זמנים, אותם ניתן ליישם בכדי לאפשר לכם להוציא את המרב משעות הערות שלכם:

1.קבעו מחדש פגישות או אירועים שבוטלו

לפני שנים רבות, שמעתי את הביטוי “מה שנמחק –  יוחלף”, וזו עדיין מנטרה על פיה אני חיה ועובדת כיום. היא מהווה תזכורת להתנהל תוך גמישות מצד אחד ואחריות, מצד שני. 

לוח הזמנים שלכם אינו אמור להיות נוקשה עד כדי חוסר יכולת “לשחק” איתו ולכוונן אותו. אם מלכתחילה היה מדובר במשהו שהיה חשוב לכם להכליל בלוח הזמנים, אז פנו לו זמן מאחור יותר באותו יום, או באותו שבוע. אל תמססו. 

קביעה מחדש של אירוע (פגישה, שיחת ועידה, או זמן עבודה עצמית) מאפשר גמישות המתבקשת כתוצאה מחיים תובעניים, ובה בעת, מבטיחה כי משימות חשובות לא יפלו בין הכיסאות. 

2.התנהלו באופן אסטרטגי

זו תופעה שאני נתקלת לא מעט והיא חשובה מאוד! 

צריך להשתמש בלוח השנה, או ביומן, באופן אסטרטגי.  בהתחלה יש לרשום את המשימות החשובות, ושהמשימות התובעניות פחות יפלו היכן שיפלו. אתם מחליטים מה הכי חשוב לכם, אני באופן אישי אוהבת לסמן בצבע אחר את אותם הדברים שאני לא רוצה שיובטלו בכלל, הם השלד הראשוני של הלוח שנה ועילו “מתלבשים” שאר הפעילויות. 

תסננו ותלטשו את הנעשה ביומן שלכם, אתם קובעים מחדש את סדרי העדיפויות (וזוהי משימה חשובה, 

תורים ופגישות אינם אמורים להיות רשומים ביומן רק מפני שהם נקבעו אוטומטית. אם לא רלוונטי- מיחקו. 

בנוסף,  קבעו כל אירוע מתוך כוונה, ורק אם באותו רגע יש לו חשיבות רבה.

3.השאירו שוליים להכנה

לעיתים, אנשי מקצוע יוצרים עומס יתר בלוח הזמנים, ובכך מאלצים את עצמם לרוץ מפגישה לפגישה במשך כל היום. 

בכדי להימנע מהתנהלות כזו, קבעו מרווחי זמן בין האירועים בכדי לסקור את הפגישה שהסתיימה, ולהתכונן לבאה אחריה. אם לא תעשו כן, תכנסו למצב של חיפזון וריצה בלתי נגמרים.

הדרך הטובה ביותר להבטיח כי יש לכם די זמן בין המשימות היא לקבוע את מרווחי הזמן הנחוצים ביומן.

דבר נוסף, אפשר לפצל את הימים: ליום פגישות בחוץ ויום פגישות פנים וחצאי ימים שהם רק משרד ללא פגישות בכדי שתוכלו להתרכז

טוב יותר במשימות שדורשות את תשומת הלב שלכם.

4.קבעו מרווח נשימה

המכורים לעבודה עלולים לחשוב שקל מדי להילכד במערבולת הפעילות המתמדת.

אני מאמינה לא רק בהפסקות, אלא גם בקביעת זמנים לעצמכם במהלך יום העבודה. למשל, יש לי לקוחות שהכנסנו ללו”ז שלהם:

הפסקת צהריים בחוץ(ללא ניידים), חדר כושר או אפילו זמן איכות עם הילדים. 

אם ביקור באמצע היום בחדר הכושר אינה אופציה ריאלית מבחינתכם, צעדו ברגל, או, לכל הפחות, בלו את הפסקת הצהריים שלכם במקום אחר, ולא ליד שולחן העבודה. קחו את הזמן למלא את המצברים מחדש!

היו יצירתיים וטפחו את עצמכם.