פיתוח מנהלים, 11 טיפים יעילים לניהול

להלן יוצגו עצות וטיפים ספציפיים שניתן ליישם בכדי לשפר את מיומנויות הניהול שלכם בכל אחד מהתחומים העיקריים המותווים להלן:

ניהול תהליכים

תהליך מתייחס לפעולות ספציפיות שאתם, או הצוות שלכם מבצע, ולרצפי עבודה על פיהם אתם עובדים בכדי להשיג את מטרותיכם. על ידי ניהול תהליך, ניתן לזהות אי יעילות ולטפל בה, כך שהצוות שלכם יוכל לעבוד ביתר יעילות, להיות יצרניים ורווחיים יותר. שילוב הטיפים שלהלן יכול לסייע לכם לנהל ולמנף תהליכים בארגון שלכם בצורה טובה יותר.

1. תרגלו עקביות

עבודה על פי תהליכים מוגדרים עבור משימות מסוימות בארגון עשוי להניב תוצאות חיוביות. תהליכים ממוטבים מאפשרים חזרתיות ויעילות, בין יתר יתרונותיהם. ברם, בכדי לממש את היתרונות הללו, עליכם ועל הצוות שלכם להיות עקביים בעבודה על פי התהליכים הללו. מלאו את חלקכם בווידוא כי הצוות כולו מבין את התהליכים על פיהם יש לעבוד. מעבר לכך, יעזור להסביר מדוע יש לפעול על פי אותם תהליכים וכיצד ההיצמדות אליהם תוביל לתוצאות חיוביות.

2. אל תפחדו לשנות, להתאים ולהתכוונן

אחת הטעויות הגדולות ביותר שארגונים עושים הוא לעבוד לפי תהליך לשם התהליך. “תמיד עשינו זאת כך” אינו נימוק מספק לשום תהליך עסקי. יכול להיות, אמנם, שתהליך או רצף עבודה מסוימים היו הגיוניים בעבר, אבל אין פירושו של דבר שתמיד יהיה בכך הגיון. אפשרו לעצמכם את הגמישות להתאים ולשנות תהליכים לפי הצורך, והעצימו את הצוות לפנות אליכם אם הם חווים עומס לנוכח רצפי עבודה מורכבים יתר על המידה.

3. חפשו הזדמנויות לחידוש

לעיתים, חידוש אחד עשוי לעשות את ההבדל בין חברה רווחית לבין מובילה בתעשיה. אמנם חידוש במוצרים זוכה למרבית תשומת הלב בשיחה, הרי שחידוש תהליכים יכול אף הוא להיות בעל ערך אדיר מבחינת הארגון.

ניהול אנשים

בכדי להיות מנהלים יעילים, עליכם להבין כיצד לנהל אנשים, לרבות כפיפים ישירים, חברי צוות, קבלני חוץ, או אפילו הממונים עליכם. 

שקלו את הטיפים להלן בכדי לשפר את יכולות ניהול האנשים שלכם:

4. אמצו עקרונות מנהיגות

אף על פי שלעיתים קרובות, אנשים מבלבלים בין המושגים “מנהיגות” ו”ניהול”, המשמעויות שלהם שונות מאוד. למען האמת, לא כל מנהל הוא מנהיג. פיתוח מיומנויות המנהיגות שלכם יכולה לסייע לכם להשפיע על אחרים כדי שילכו בעקבותיכם.

5. שמרו על הגמישות

כאשר אתם אחראיים על מספר רב של אנשים או של מטלות, אתם עשויים להתפתות לפעול על פי תבנית של הרגל. אמנם ישנם יתרונות למערך של נהלים וסטנדרטים לפעולה, כדאי גם לשמור על מידה מספקת של גמישות, על מנת להתמודד עם הפתעות פה ושם, אשר עשויות להופיע מדי פעם. בדומה לכך, המנעו מניהול שתלטני של הצוות שלכם יותר מהנחוץ. זאת, מאחר שהדבר עשוי להשפיע באופן שלילי על המורל ועל היצרנות.

6. למדו כיצד להניע את הצוות שלכם

צוות בעל מוטיבציה הוא צוות מחויב ויצרני. אם תלמדו כיצד לשמור על מוטיבציה בתוך הצוות שלכם, תוכלו להשפיע ישירות על ההתקדמות שלכם אל עבר מטרות ויוזמות חשובות.

7. ניהול כלפי מעלה

מובן שתחשבו כי ניהול כרוך רק בניהול מי שנמצא תחתיכם בטבלת הניהול, חשוב באותה המידה להבין כי הניהול יכול להיות גם כלפי מעלה. אם תעשו כן, תוכלו ליצור קשר משמעותי עם המנהל הישיר שלכם, דבר שיאפשר לכם להתיישר בהתאם למטרות ולציפיות שלו.

ניהול ציפיות

אין זה נדיר שמנהלים, במיוחד אלה המנותקים מהפעילות היומיומית בתוך הצוות או המחלקה, מציגים ציפיות שאינן ברות השגה, לגבי פרויקט או יוזמה. כאשר הדבר קורה, זהו תפקידכם כמנהל להאיר את עיניהם של המנהלים מעליכן לגבי מה שניתן, בהתחשב בנסיבות הקיימות, לעומת התוצאה הרצויה. הדבר יאפשר להם להתאים את הציפיות שלהם למצב, או יפתח בפניהם הזדמנות לספק לכם משאבים נוספים, אותם תוכלו למנף כדי להשיג את אותן מטרות נעלות. 

יש לקחת בחשבון את העצות הבאות, על מנת להפוך למיומנים יותר בניהול הציפיות של כל חברי הצוות:

8. התבססו יותר על נתונים

 אם מתגלגלת לפתחיכם יוזמה חדשה, ראשית עליכם לקבוע את המדדים עליהם הפרויקט מצופה להשפיע. כאשר תזהו את אותם מדדי ביצוע מרכזיים, תוכלו למנף נתונים בכדי לזהות את מצבכם הנוכחי ולקבוע מטרות ריאליות ומסגרות זמן. ללא הנתונים הללו, יהיה שה להבין מה בר ניהול ומה עלול להוות מטרה קשה מדי להשגה.

9. התמקדו בהיערכות

 חלק מרכזי בניהול צוות הוא לוודא כי החברים מבינים כי העבודה והפעולות שלהם אמורות לעלות בקנה אחד עם המטרות העסקיות. הידיעה כיצד ומדוע המעשים שלהם משנים מבחינת החברה כולה עוזר ליצור תחושת אחריות משותפת, ויכולה לחזק את מחויבות העובדים באופן משמעותי. שקיפות מול הצוות שלכם עוזר לעובדים להבין כי היעדים אינם נבחרים באופן שרירותי.

10.שפרו את מיומנויות התקשורת שלכם

 מיומנויות תקשורת טובות חיוניות בכדי לנהל באופן יעיל את ציפיות בעלי העניין וחברי הצוות. נצלו כל הזדמנות כדי לשפר ולחזק את המיומנויות הללו.

11. מסרו עדכוני ביצוע באופן קבוע

לא די במדידת ההתקדמות אל עבר המטרות. עליכם גם להעביר הלאה את המידע אודות התקדמות זו אל כל הנוגעים בדבר. עדכוני ביצוע מאפשרים לכולם להבין האם אתם בדרך הנכונה לממש את המטרות שקבעתם. מסרו דיווחי ביצוע באופן קבוע לכל הנוגעים בדבר – הן לבעלי העניין והן לכפופים לכם – כך שכולם ידעו כיצד אתם מתקדמים אל עבר מטרות משותפות. כאשר אתם לא במסלול אל עבר השגת המטרה, דיווח כזה מאפשר את ההתכווננות הנחוצה על מנת לשפר ביצועים או בכדי להתאים ולשנות את הציפיות.

איך להשיג את כל זה?

נסיון אמיתי ומעשי במקום העבודה מהווה נדבך חשוב ביותר בהפיכה למנהל יעיל, משום שההכשרה תוך כדי עבודה והזמן שאדם נמצא בעמדת ניהול יאפשרו לכם לרכוש בהדרגה את הנסיון לו אתם זקוקים בכדי להפוך למנהלים מצליחים.

ואולם, רכישת נסיון כזה לוקח זמן. רבים המצטרפים לחברה, לעבודה במשרה זוטרה, מתוך כוונה להפוך למנהלים, יכולים להשאר שנים ואפילו עשרות שנים בתפקיד המקורי שלהם, עד שילמדו מספיק ויפתחו את המיומנויות שלהם עד שיוכלו לנהל אחרים באופן יעיל.

אם אין לכם שנים, או עשרות שנים לחכות, למדו לתואר רלוונטי, כגון תואר ראשון במנהיגות או בניהול, אשר יכולים לסייע לכם להזניק את הקריירה ולפרוץ אל משרת ניהול או מנהיגות בשלב מוקדם יותר בקריירה שלכם. זאת ועוד, מבחינת יחידים שכבר נמצאים בתפקיד ניהולי, לימודים אקדמאים טומנים בחובם יתרונות נוספים רבים. נוסף למיומנויות בעלות ערך שתלמדו ויוכלו לעזור לכם להפוך למנהלים יעילים יותר, הלימודים יכולים להקל עליכם להחליף מקום עבודה אם אי פעם תחליטו שאתם רוצים שינוי, אשר ללא תעודות, עלול להיות קשה.