עסקים ויזמות

29 טיפים לישיבות צוות יצירתיות ואפקטיביות

ישיבת צוות יעילה ויצירתית
איך אפשר לעשות ישבת צוות מוצלחת?

אין זה סוד שרבים מאיתנו שונאים ישיבות. על פי הלשכה הלאומית לסטטיסטיקה, 37% מזמנם של העובדים מוקדש לישיבות, ו-47% מהעובדים מחשיבים ריבוי ישיבות כבזבוז זמן במהלך יום העבודה, יותר מהמדיה החברתית או הדואר האלקטרוני.

לפני הישיבה

1. הגדרות המטרה
2. בחירת משתתפים
3. תכנון סדר היום
4. הפצת סדר היון לקראת הישיבה
5. הכנת אמצעי עזרים

בזמן הישיבה

1. הקפדה על לוחות זמנים
2. הצמדות לסדר היום
3. הקפדה על ניהול זמן
4. ניהול הישיבה
5. עידוד השתתפות
6. טיפול בהתנגדויות

אחרי הישיבה

1. הפצת סיכום במונחים ביצועיים
2. מי עושה – מה עושה- מתי/עד עושה – איל עושה
3. מעקב אחרי ביצוע החלטות
4. הפקת לקחים מהישיבה למגמת שיפור

6 כללים חשובים ויצירתיים לישיבות צוות

פרדוקס היצירתיות בעבודה: מצד אחד ישיבה בחדר מחניק ומואר בפלורסנט, תוך כדי הקשבה לאנשים אחרים מדברים במשך שעות, כאשר כל הזמן הזה, מעלים רעיונות הופכי עולמות וחוצבי לבבות אשר ת'כלס אמורים לעזור לקידום החברה. אלא מה? בפועל המצב שונה כי המשתתפים לרב משתעממים, "לא מחוברים" ובטח לא מעלים רעיונות יצירתיים, יש כאלו שגם מוצאים את זמן ישיבת הצוות בכדי לפרוק תלונות ובקשות אישיות.

אחד הגורמים החמורים לבעיה היא חוסר יכולת להפיק יצירתיות מהעובדים !
נחקרו דרכים לעקיפת הבעיה, אשר תייעל את ההתכנסויות הצוותיות הגרועות ביותר ותעלה את רמת היצירתיות והאפקטיביות מהעובדים.
הרי, אנשים יצירתיים הינם בעלי נטיה אוניברסלית כמעט לחלום בהקיץ, לדמיין, יכולת שאיננה שלילית כלל. חלום בהקיץ אינו מעיד על עצלנות או על בזבוז זמן. למעשה, זוהי הוכחה לכך שהאדם מבצע את עבודתו, ועושה זאת היטב.
נשאלת השאלה, כיצד ניתן לרתום את האנרגיה הזו?
כיצד ניתן לקחת תרבות של עסק או ארגון, כזו שיהיה אפשר לעצב אותה כך שתוציא מאנשים את האנושיות שבהם ולא תחנוק כל טיפה של יצירתיות?
חשוב מכך, כיצד ניתן לעשות זאת ללא הוצאה כספית?

ראשית, הבה נבחן מספר טיפים בסיסיים, אותם ניתן ליישם כמעט בכל ישיבה. לאחר מכן, נבחן מספר תבניות של ישיבה אשר נועדו לקדם חשיבה יצירתית במקום העבודה.

1.הובילו תוך מתן דוגמא, או בכלל לא

אם אינכם אוהבים שמטרידים אתכם, איך תצפו מאחרים להסכים לכך? אם תגיעו בזמן ותהיו מוכנים להתחיל מיד, במקום לאחר בעשר דקות ולפהק מפני שהייתם עסוקים, סביר להניח שכך יעשו כל האחרים. חשוב מכך, ודאו כי הישיבה נחוצה מלכתחילה.

2.הגבילו תמיד את הישיבות בזמן

שעת סיום ושעת התחלה, ושוב, שמרו על הגבולות הללו. בכך, תבטיחו כי אנשים לא יתחמקו שלא לצורך (בכל משרד יש אחד כזה לפחות) וכדי שאתם תדעו עם מי עליכם לעבוד. לפני סיום הישיבה, אנא ודאו כי כולם הולכים כאשר הם מבינים את המטרה שנקבעה ואילו תוצרים בדיוק עליהם לספק לאורך התהליך.

3.קחו הפסקות כל 30-45 דקות בישיבות של כמה שעות

הרי כיצד ניתן לחשוב באופן יעיל יותר אם אתם צריכים שירותים או אויר צח?

4.שנו סדרים

אם התקבעתם על שגרה שבה כל אחד יושב באותו המקום, בכל ישיבה, שנו את מקומות הישיבה, נהלו את הישיבה בעמידה, בקשו מכולם להתחפש לשודדי ים, עם כובעים וזקנים… ישנם אינספור רעיונות כיצד לשמור על ערנותם של העובדים. הרשימה ארוכה מאוד (ויש רעיונות מצורפים)

5.עודדו חברי צוות שקטים יותר לומר את דברם

– אל תאפשרו לבעלי הקולות הרמים יותר להשתלט על הדיון. לרוב, ממעיטים בערכם של אנשים מופנמים במקומות עבודה. שתיקה אין בהכרח פירושה שלאדם אין רעיונות טובים. לרוב, מדובר באנשים ביישנים, או שקולם נבלע בצעקות של כל האחרים.

6.זכרו להנות!

במלוא הרצינות, אם הצוות אינו מסוגל לצחוק איתכם, כנראה שאתם עושים משהו לא נכון. במינונים הנכונים, אין כמו הומור כדי לעורר ולטפח יצירתיות.

מחפשים דרכים לצקת חיים ואנרגיות חדשים לישיבות? הפכו אותן מ"משעממות ומטילות מורא" ל"זריקות אנרגיה יעילות" בעזרת 29 הטיפים להלן:

29 טיפים לישיבות צוות מלאות ביצירתיות ואפקטיביות

1.תוך כדי תנועה

מדי כ-20 דקות, שנו פן מסויים בישיבה. לדוגמא : סגנון ההצגה, זמן לשאלות ולתשובות, פאנל דיונים, עבודה בקבוצות קטנות,קטעי וידאו, הפסקות קטנות, מצגות צוותיות, תרגילים, משחקים, חידונים, משוב, הצבעה וכד'.

2.זמן חברה

התחילו את הישיבה עשר דקות מוקדם יותר (לדוגמא, בשעה 8.50 במקום בשעה 9.00). הקדישו את עשר הדקות הראשונות למפגש חברתי.

3.לא על הלחם לבדו

הביאו סוגי לחמים שונים לארוחת הבוקר במסגרת ישיבות הבוקר, יסדו תורנות, כך שכל פעם חבר צוות אחר יביא את הכיבוד, ויאותגר בלהביא סוג חדש ושונה, שטרם טעמתם. מדי חודש, הצוות תבחר את "ספק החודש".

4.רעיונות על הדרך

תלו על קירות החדר בעיות, להם חברי הצוות יצטרכו להציע פתרון, באמצעות משפטים המתחילים ב"איך אנחנו יכולים ל…?"
(לדוגמא: איך ניתן לשפר את השירות בתחום x?)

5.המחשה

לאחר שהמידע ניתן (הכשרה, מדיניות חדשה וכו'), התחלקו לקבוצות של 5-8 אנשים, כאשר כל צוות מתבקשת להכין מערכון, שיר, קטע ראפ, ריקוד, או כל דבר אחר שימחיש ויסכם את מה שנלמד באותה ישיבה.

6.משנה מקום…

בקשו מכל חבר בצוות לשים את כרטיס הביקור שלו/ה בקערה או במיכל. לאחר כן, כל אחד ישלוף כרטיס שאינו שלו/ה. כאשר מעלים רעיון או מגיבים לרעיון שעלה, המשתתפים נכנסים אל דמותו של בעל הכרטיס שבידיהם ומגיבים כפי שהם חושבים שאותו אדם היה מגיב. זוהי שיטה נהדרת לתת לכולם הזדמנות להשתתף בדיון.

7.תנו הזדמנות!

שימו צעצועים רכים בחדר הישיבות (כדורי ספוג, צעצועים רכים/גמישים וכו') בכל פעם שמשתתף אחד קוטל רעיון שמעלה משתתף אחר (לדוגמא: זה לא יצליח… ניסינו את זה בעבר… העלויות יהיו גבוהות מדי וכיו"ב), חברי הצוות מוזמנים לקחת צעצועים המונחים בהישג ידם, ולזרוק אותם על מותח הביקורת, ולצעוק: "תן לזה הזדמנות!"

8.מקום בעמידה

הוציאו את כל הכסאות מחדר הישיבות, וערכו את המפגש בעמידה, דבר שיקצר את המפגש.

9.שעון חול

קחו שני שעוני ביצים (שעון חול מיניאטורי) או שעון מעורר דיגיטלי, על מנת למדוד את זמן הדיונים. מנו את אחד מחברי הצוות למדוד זמן ולעקוב אחר עמידה בו.
כאשר תם פרק הזמן שהוסכם, , מודד הזמן שמונה אומר "נגמר הזמן", וזהו סימן להמשיך הלאה. מגבלות זמן חיצוניות בדרך כלל מעודדות תפוקה יצירתית.

10.פסק זמן

קבעו כלל בסיסי, על פיו כל חבר צוות יכול להכריז על הפסקה במהלך הישיבה, מכל סיבה שהיא (שירותים, אוכל, חילוץ עצמות וכו').
כוונו את השעון ל-10-15 דקות, וחזרו לדיון מיד כאשר השעון מראה שהזמן תם. התחילו מחדש עם סיכום של מה שנעשה בישיבה עד ההפסקה.

11.שיחה עם המשרד

העמידו את חברי הצוות בפני אתגר:
במהלך הפסקה, על חברי הצוות להתקשר כל אחד אל המשרד שלו ולשוחח עם כל עובד שם, שלדעתם יוכל להאיר את עיניים בתובנה חדשה לגבי האתגר. לאחר מכן, חוזרים למליאה ומדווחים על תוצאות השיחה.

12.משחקים בבלונים

ציוד: בלוני משחק, פנקסים קטנים, כלי כתיבה.
בקשו מחברי הצוות לרשום על פתק רעיונות לאתגר שהוצג בפניהם (רעיון אחד בפתק), קפלו את הפתק והכניסו אותו לבלון. נפחו את הבלונים, וקשרו אותם.
כאשר כולם מסיימים, כולם זורקים את הבלונים באיר במשך 15-30 שניות, עד שכל אחד מחזיק בלון. כל אחד לוקח את הרעיון החדש שבידיהם, ומפתח אותו. לאחר מכן, חוזרים למליאה, לדיווח.

13.משחקים
התחילו כל מפגש במשחק, או בפעילות שתגרה את המוח, וזאת במטורה לגרום ליצירתיות לזרום ולצאת.

14.לדלג על זה

במקום לקיים חשיבה, קבלו החלטה מודעת לדלג עליה. בקשו מהעובדים מי מביניהם מעדיף לעשות דברים אחרים בכדי לפתח את המודעות היצירתית, כגון לצאת להליכה, להאזין למוסיקה, לצייר, ללכת למוזיאון לאומנות, לשחק עם ילד או לקפוץ בחבל. כמו כן, בקשו מהעובדים לזכור את הרעיונות שעולים בזמן המשחק, לרשום אותם ולשלוח אותם במייל לראש הצוות.

15.לחגוג את ההצלחה

כשיש סיבה למסיבה בצוות (חשבון חדש, סיום פרויקט בזמן או לפני הזמן, קידומים וכו'), יש לציין זאת בישיבה על סודה בגביעי שמפניה. אפשר לשתות שמפניה כשהדבר מתאים!

16.זמן קריקטורות

בקשו מחברי הצוות לחפש ולהביא את הקריקטורה האהובה עליהם לישיבה, ולתלות אותן על הקיר, כדי שכולם יוכלו לראות.

אני אישית אוהבת את הדמויות מבוב ספוג, הקוסם מארץ עוץ.

17.התנהגות נכונה

הקדישו חלק מסויים מכל ישיבה ללימוד מיומנויות מסויימות. בכל ישיבה, הציגו מיומנות או כלי אחרים, כגון בקרת מידע, ניהול זמן, שירות לקוחות (ראו בספר: Make Meetings Matter, או פנו למקורות אחרים).
אחרי הצגת המיומנות, בקשו מחברי הצוות להתאמן בה בקבוצות קטנות, בנות 5-8 אנשים. כל משתתף ינסה ליישם את המיומנות לפחות פעם אחת במהלך הדיון.

18.לא נראה לי!

בקשו מהצוות לזהות את סוגי ההתנהגויות המפריעות השכיחות ביותר. כל חבר צוות, או כולם יחד, רשאים לצעוק "לא נראה לי!" לצורך תזכורת קלה למי שמפגין התנהגות מפריעה.
או "נא להתנהג בהתאם" כמו באח הגדול.

19 צחוקים…

בקשו מחברי הצוות לכתוב מה הדבר הכי מצחיק שקרה להם, או במחלקה שלהם, מאז הישיבה הקודמת. הכניסו את התשובות לקערה. מדי פעם, במהלך הישיבה, שלפו פתק והזמינו את הצוות לנחש מי כתב כל סיפור. ה"מחבר" רשאי להוסיף על הסיפור, אם הזמן מאפשר זאת.

20.הפסקת התעמלות

התחילו את הישיבה או נצלו את זמני ההפסקה לאי אילו תרגילי התעמלות. חברי הצוות יתחלפו ביניהם מבחינת הובלת התרגילים. אם רצונכם בכך, ניתן לחלק פרסים או לציין את תרגיל השבוע/החודש. הביאו טייפ עם מוסיקה קצבית כרקע.

21.תמונות של חיות מחמד

בקשו מכולם להביא תמונות של חיית/חיות המחמד שלהם או של חברים שלהם, אם אין להם חיית מחמד. או, לחילופין, לצייר את חיית המחמד.
עשו סבב שבו חברי הצוות יספרו סיפורים על חיות המחמד שלהם, לפני הישיבה, במהלכה, או בהפסקות. העצמה: שאלו כל משתתף אילו תכונות שיש בחיית המחמד שלהם, יש גם בהם.

22.בקר אותה!

התחלפו ביניכם בבקרה על הישיבה, כאשר המשימה היא להשאר ממוקדים בישיבה. כל "בקר"מתמודד עם האתגר של להציג כלל בסיס חדש, משחק, תרגיל התעמלות, או "טריגר" מגרה חשיבה, כדי להפוך את הישיבה למהנה יותר.
בסוף הישיבה, הצוות מצביע האם לשלב בה את הכלי החדש באופן קבוע, או מדי פעם.

23.הפסקות משחק

במהלך ההפסקות, ארגנו משחקים או תחרויות מאתגרות שכלית או פיזית. אם רמת האנרגיה נמוכה, ארגנו משחק הכולל פעילות גופנית מתונה.

24.מחוץ לקופסא

כשמזג האויר נאה, ערכו את כל הישיבה, או חלק ממנה, בחוץ. נצלו את הסיבה תוך שינוי קוד הלבוש, הכיבוד, הפעילויות וכו'.
אין כמו ישיבה שנערכת על שפת הבריכה כדי לדון בתקציב, או ישיבה בצל העצים כדי להעלות רעיונות חדשים.

25.קצת יותר למטה, בבקשה

שכרו את שירותיו של מעסה מקצועי, שיתן עיסויים בני חמש דקות לכל משתתף בגב ובעורף, במהלך הישיבה. תזמנו את העיסוי כך שכל אחד יקבל את הפינוק המרגיע. למשל, עשרה משתתפים כפול שש דקות לכל אחד=שעה.
נוסף להבטחה לנוכחות מלאה, ניתן לנצל את השירות כדי להתחיל ולסיים את הישיבה בזמן. המאחרים יפסידו את העיסוי שלהם.

26.למה? כובע!

הזמינו את חברי הצוות לחבוש כובע יצירתי בישיבה הבאה, או הביאו ארגז מלא כובעים חביבים, ממנו חברי הצוות יוכלו לבחור. במהלך הישיבה, עשו "תהלוכת כובעים", ומנו שופטים שיבחרו את הכובע הטוב ביותר (היצירתי, המגוחך ביותר וכד').
אתגרו את חברי הצוות לחשוב על רעיונות מנקודת המבט של האדם המיוצג על ידי הכובע. ניתן לקשר זאת ישירות ל"ששת הכובעים החושבים" מאת אדוארד דה-בונו.

27.הוכח כי צביעה במהלך ישיבה מקדמת הקשבה פעילה

פזרו ערכת צבעים ודפים חלקים בתחילת הישיבה, בעשר דקות האחרונות בקשו מהעובדים לצייר, "זמן הבהייה" מוציא רעיונות נפלאים. הם אפילו יכולים לצייר את התשובות שלהם לשאלות שנשאלו.

28.לשיר כאשר מישהו מאחר

ניתן ליישם מדיניות על פיה מתחילים לשיר כשמישהו נכנס באיחור. כך ניתן לשמוע את שירי יומולדת, או שירי גן או סתם להיט עכשווי
. החסרון הגדול ביותר שהמדיניות כה יעילה, עד שנוצר מצב נדיר להצליח לגרום למישהו לשיר…

29.חריגה מהזמן עולה 50 שכיבות סמיכה

אם הישיבה מתארכת, כולם מזיזים את הכסאות הצידה וכולם חייבים לעמוד עד שישיבה מסתיימת או עושים שכיבות סמיכה.

 

מוזמנים לשתף אותי בעוד רעיונות או להתיעץ בעבודה מול הצוותים שלכם..

שירן 

כבר נרשמתם לאירוע הבא שלי?
 
כבר נרשמתם לאירוע הבא שלי?